La pandemia de la COVID-19 complicó la movilidad y, en consecuencia, la actividad de los alquileres, ya que el Estado de Alarma no permitía realizar gestiones de arrendamiento físicamente. En este escenario, se impulsó la introducción de las firmas digitales, que desde el confinamiento aumentaron un 40% con respecto al año pasado. De hecho, según el informe de Tecnotramit, durante los meses de marzo a septiembre de 2020 se firmaron digitalmente 705 contratos de alquiler; las mismas cifras de 2019 resultan radicalmente diferentes, ya que solo un 0,28% de los contratos de arrendamiento se firmaron de forma digital.

En Cataluña, durante los meses de marzo y septiembre se han registrado 410 contratos de alquiler firmados digitalmente; solo en Barcelona son 331 las gestiones de arrendamiento agilizadas gracias a la firma digital, entre ellas contratos de arrendamiento, novaciones y anexos modificativos.

Ahorro de costes gracias a la firma digital

A nivel de costes, la implantación de las firmas digitales supone una reducción de entre el 20 y el 35%. Este ahorro deriva de la eliminación de los costes de desplazamiento, los costes de impresión de documentos y los honorarios de la persona apoderada que acude a la firma.

Firmar digitalmente también aporta comodidad y conciliación al cliente final, ya que con este sistema no estará obligado a concertar citas concretas en un tiempo determinado para llevar a cabo la firma de la documentación; el procedimiento digital permite firmar en cualquier momento, incluso estando en lugares diferentes.

Este tipo de procedimiento se convierte, además, en una opción más sostenible en términos medioambientales, en la medida que se eliminan la polución derivada por los desplazamientos y la impresión de papel.

¿Cómo se firma digitalmente?

El procedimiento de la firma digital se realiza en una plataforma online, sin necesidad de descargar ninguna aplicación y mediante cualquier dispositivo. Para realizar una firma digital, es necesario un correo electrónico y un número de teléfono móvil cuyo titular sea el firmante.

Cuando se genera la firma digital, el firmante recibe un correo electrónico informándole de la disponibilidad de un contrato para firmar. Accediendo al enlace, deberá identificarse con el DNI, descargar y leer el documento a firmar. Posteriormente, en la fase de verificación, recibirá un código PIN en el teléfono móvil: introduciéndolo en la plataforma, se producirá la firma del documento, el cual se le remitirá por correo electrónico junto con el un certificado con la trazabilidad de la operación de firma emitido por un agente certificador homologado y totalmente ajeno a las partes que intervienen en el documento.

Una vez finalizado el procedimiento, el documento firmado queda depositado notarialmente, otorgando mayor robustez a la operación de firma, dado que, para alterar la matriz de prueba, se precisa la connivencia de todos los notarios también interpuestos en la transacción. En el proceso pueden intervenir tantos firmantes como sea necesario.